Priprava podatkov zaposlenih

Kako pravilno pripraviti podatke za aktuarski obračun.

Podatke zaposlenih pripravite v predpisani strukturi preglednice. Spodnji primer prikazuje pravilni vrstni red stolpcev, zahtevane formate in pojasnila posameznih podatkov. Stolpcev ne prestavljajte in ne brišite.

Primer pravilno pripravljene datoteke

Navodila za pripravo Excel podatkov zaposlenih za aktuarski obračun

⊕ Kliknite na sliko za povečavo

Zgornji del preglednice prikazuje primer zaposlenih, spodnji del pa pomen posameznih stolpcev in dovoljene vrednosti.

Razlaga
stolpcev.

Pri vsakem podatku preverite predvsem, ali je obvezen za izračun in v kakšni obliki ga je treba vnesti. Če je podatek označen kot neobvezen, lahko celico pustite prazno.

Ime in priimek

IMEPRIIMEK

NEOBVEZNO

Ime in priimek zaposlenega. Če polje pustite prazno, se zaradi varstva osebnih podatkov zapiše »XXX XXX«, zaposleni pa se vseeno uvozi. Največ 150 znakov.

Matična

MATICNA

NEOBVEZNO

Matična številka oziroma interna oznaka zaposlenega. Poljubno besedilo. Stolpec je oblikovan kot besedilo, zato se ohranijo tudi vodilne ničle.
Primer: 0001234

EMŠO

EMSO

NEOBVEZNO

EMŠO zaposlenega (13 številk). Zapiše se tako, kot ga vnesete, njegova oblika pa se ne preverja. Vodilne ničle se ohranijo.

Spol

SPOL

POTREBNO ZA IZRAČUN

Vnesite M za moškega oziroma Ž za žensko. Velike ali male črke niso pomembne. Namesto Ž lahko vpišete Z.
Primer: Ž

Datum rojstva

ROJEN

POTREBNO ZA IZRAČUN

Datum rojstva zaposlenega. Najbolje kot pravo datumsko celico. Sprejemljiv je tudi zapis dd-mm-llll, dd.mm.llll, dd/mm/llll ali llll-mm-dd.
Primer: 15-08-1960

Bruto

BRUTO

POTREBNO ZA IZRAČUN

Mesečna bruto plača kot številka, brez besedila in brez oznake valute. Decimalke so lahko zapisane z vejico ali piko.
Primer: 3500 ali 3.500,00

Skupna doba (leta)

SDL

POTREBNO ZA IZRAČUN

Leta skupne delovne dobe. Vnesite celo število od 0 do 255.
Primer: 22

Skupna doba (meseci)

SDM

POTREBNO ZA IZRAČUN

Meseci skupne delovne dobe. Vnesite celo število od 0 do 255.
Primer: 11

Skupna doba (dnevi)

SDD

POTREBNO ZA IZRAČUN

Dnevi skupne delovne dobe. Vnesite celo število od 0 do 255.
Primer: 3

Doba v podjetju (leta)

TDL

POTREBNO ZA IZRAČUN

Leta delovne dobe pri tem podjetju oziroma delodajalcu. Skupaj z meseci in dnevi ne sme presegati skupne delovne dobe.
Primer: 21

Doba v podjetju (meseci)

TDM

POTREBNO ZA IZRAČUN

Meseci delovne dobe pri tem podjetju.
Primer: 10

Doba v podjetju (dnevi)

TDD

POTREBNO ZA IZRAČUN

Dnevi delovne dobe pri tem podjetju.
Primer: 23

Pogodba (0/1)

POGODBA

NEOBVEZNO (PRAZNO = 0)

0 = splošna oziroma kolektivna pogodba.
1 = individualna pogodba.
Prazna celica se šteje kot 0.

Znesek pogodbe

POG_ZNESEK

SAMO PRI POGODBA = 1

Izpolnite samo pri individualni pogodbi. Vnesite bruto znesek odpravnine.

Stroškovno mesto

NEOBVEZNO

Oznaka stroškovnega mesta.
Primer: R15

Pripojen (0/1)

PRIPOJEN

NEOBVEZNO (PRAZNO = 0)

Vnesite 1 za delavce iz pripojene družbe ali odkupljenega obrata in 0 za vse ostale.

Datum zaposlitve

DATUMZAPOS

POTREBNO ZA IZRAČUN

Datum zaposlitve pri zadnjem delodajalcu. Pomemben je tam, kjer je odpravnina odvisna od števila let dela pri zadnjem delodajalcu. Oblika datuma je enaka kot pri datumu rojstva.
Primer: 16-02-2005

Vzorčna Excelova datoteka

Prenesite pripravljeno XLSX predlogo.

Datoteka že vsebuje vseh 17 stolpcev v pravilnem vrstnem redu. Vnesite podatke zaposlenih, strukture stolpcev pa ne spreminjajte.

Prenesi XLSX datoteko ↓

Pomembno pred uvozom

Ne spreminjajte vrstnega reda stolpcev. Če posameznega neobveznega podatka nimate, pustite njegovo celico prazno, stolpec pa naj ostane v datoteki. Pri datumih priporočamo uporabo prave Excelove datumske vrednosti ali enotnega zapisa dd-mm-llll. Številčne vrednosti vnašajte brez oznak €, EUR ali drugega dodatnega besedila.

predvidenih stolpcev

Struktura preglednice naj ostane nespremenjena.

XLSX

priprava podatkov

Podatke lahko pripravite v vzorčni Excelovi datoteki.

dd-mm-llll

priporočeni zapis datuma

Primer: 15-08-1960

Skladno z MRS 19 in SRS 10

Pregled predpostavk, ki so potrebne za izdelavo obračuna

Preglejte in preverite ali imate vse odgovore. Preden boste oddali naročilo za izdelavo obračuna bo potrebno vnesti predpostavke in druge podatke ki so del obračuna. Vsak podatek, ki ga vnesete imate še dodatno razložen v sami platformi za oddajo podatkov.

Odgovorne osebe

Oseba, odgovorna za podatke
Oseba, odgovorna za predpostavke

Datumi

Datum obračuna
Datum poročila

Pogoj za upokojitev

Upoštevanje starosti in delovne dobe
Izbira načina izračuna

Rast plač v podjetju

Pričakovana letna rast plač (%)
Dinamične predpostavke

Fluktuacija

Fluktuacija po starostnih razredih
Poljubno število razredov

Pravna podlaga

Zakon ali podjetniška kolektivna pogodba
Panožna kolektivna pogodba

Oblika odpravnine

Faktor in način določitve zneska
Različne vrste pogodb

Jubilejne nagrade

Zneski jubilejnih nagrad
Kriterij upoštevanja delovne dobe

Kako poteka · od podatkov do končnega poročila

1 Imam vse kar rabim

Če ste pregledali kaj rabite in imate vse pripravljeno, lahko kar naročite obračun in vam ga čez 2-3 dni pošljemo.

2 Naročite obračun

Po vnosu podatkov oddate naročilo v sistemu.

3 Aktuar pregleda podatke

Pooblaščeni aktuar pregleda podatke in predpostavke.

4 Prejmete poročilo

Po zaključenem postopku prejmete končno aktuarsko poročilo.

3.000+ izdelanih poročil

20 let izkušenj

48 ur do obračuna

Začnite postopek →

Dodatni podatki za izdelavo poročila

Podatki za izdelavo osnovne temeljnice.

Če želite, da končno poročilo vsebuje tudi temeljnico, morate pred izračunom vnesti še podatke o obstoječem knjigovodskem stanju ter spremembah rezervacij med letom.

Polja za vnos

Katere podatke morate vnesti?

Vnesite podatke v rumeno označena polja za odpravnine in jubilejne nagrade, kjer so posamezna polja na voljo.

Knjigovodsko stanje – prejšnje stanje

Poraba med letom

Odprava rezervacij – zaprtje oddelka

Odprava rezervacij – zmanjšanje pravic

Oblikovanje rezervacij – povečanje pravic

Pripojitve

Podatek naročnika

Aktuarski dobiček in izguba

Naročnik mora ročno vnesti tudi skupni saldo aktuarskih izgub oziroma dobičkov iz prejšnjega leta.

Skupni saldo izgub – prejšnje leto

Skupni saldo dobičkov – prejšnje leto

Če obračun rezervacij izvajate prvič

Če prejšnjega obračuna še nimate in zato podatka o aktuarskem dobičku oziroma izgubi ni, v obe polji vnesite 0.

Orientacija v obrazcu

Katera polja izpolnite?

Rumeno označena polja so namenjena vašemu vnosu. Poleg njih morate ročno vnesti še podatek o skupnem saldu aktuarskih izgub oziroma dobičkov iz prejšnjega leta.

Rumena polja – izpolnite vi

Dobiček / izguba – ročni vnos

Primer vnosa v sistemu

Primer vnosa podatkov za osnovno temeljnico

⊕ Kliknite na sliko za povečavo

Primer prikazuje obrazec »Izračun — osnovna temeljnica«. Vnesite podatke v rumena polja ter podatek o aktuarskem dobičku oziroma izgubi iz prejšnjega leta.

Izpolnite rumena polja

Vnesite knjigovodsko stanje in spremembe rezervacij med letom.

Vnesite dobiček ali izgubo

Podatek iz prejšnjega obračunskega obdobja vnesete ročno.

Prvi obračun

Če prejšnjih podatkov ni, pri dobičku in izgubi vnesite 0.

Kako pravilno pripraviti podatke za aktuarski obračun.