Splošni pogoji poslovanja in uporabe sistema Rezervacije.info

1.1 Ti splošni pogoji urejajo registracijo in uporabo sistema Rezervacije.info, oblikovanje ponudbe, sklenitev in izvajanje pogodb za aktuarske ter povezane računovodske storitve ter pravice in obveznosti izvajalca in naročnika.

1.2 Pogoji so sestavni del ponudbe, predračuna, pogodbe in naročila, ki se nanje sklicuje. Če se individualna ponudba ali pisni dogovor razlikuje od teh pogojev, ima prednost individualni dogovor.

1.3 Storitve so namenjene izključno poslovnim uporabnikom in ne potrošnikom. Z registracijo ali naročilom uporabnik potrjuje, da je pooblaščen za nastopanje v imenu naročnika.

Izvajalec je IVH d.o.o., Kraigherjeva ulica 17, 2250 Ptuj, matična številka 2196638000, davčna številka SI35838108, zavezanec za DDV.

Kontakt: Aljoša Prelog, 040 555 775, info@rezervacije.info. Spletno mesto: www.rezervacije.info.

Naročnik je poslovni subjekt, ki uporablja storitve. Uporabnik je fizična oseba, ki sistem uporablja v njegovem imenu. Paket je skupek izbranih storitev in modulov. Obračun je strokovni izračun na podlagi potrjenih podatkov. Poročilo je končni dokument oziroma sklop dokumentov. Podatki zaposlenih so podatki, ki jih naročnik posreduje za izvedbo obračuna.

4.1 Izvajalec pripravlja izračune rezervacij za odpravnine ob upokojitvi, jubilejne nagrade ter druge izbrane aktuarske in računovodske izračune.

4.2 Izračuni in poročila se pripravijo v dogovorjenem obsegu ter skladno z veljavnimi pravili in relevantnimi standardi, zlasti SRS 10 oziroma MRS 19. Program in metodologijo periodično preverja aktuar, ki pregleda in podpiše končno poročilo, kadar je to vključeno v paket.

5.1 Registracija novih podjetij ni samostojna. Izvajalec račun ustvari na zahtevo naročnika, praviloma na podlagi davčne številke. Naročnik nato preveri in dopolni podatke ter zagotavlja njihovo pravilnost in aktualnost.

5.2 Naročnik mora varovati dostopne podatke in izvajalca nemudoma obvestiti o sumu zlorabe. Izvajalec lahko zaradi varnosti ali utemeljenega suma kršitve začasno omeji dostop. Naročnik ne odgovarja za dogodek, ki izvira izključno iz ravnanja izvajalca ali njegovega podizvajalca.

5.3 Naročnik odgovarja za dejanja oseb, ki jim je omogočil uporabo računa, ter mora zagotoviti, da imajo dostop samo ustrezno pooblaščene osebe. Izvajalec naročnika o razlogu omejitve in nadaljnjih korakih obvesti, kadar s tem ne ogrozi varnostnih ukrepov.

6.1 Cena storitve je odvisna zlasti od števila zaposlenih, obsega in zahtevnosti podatkov, izbranih izračunov ter morebitnih dodatnih storitev.

6.2 Za mikro in mala podjetja z do 60 zaposlenimi znaša okvirna cena aktuarskega obračuna od 120 EUR do 250 EUR. Končna cena je odvisna od števila zaposlenih ter izbranih dodatkov, kot so temeljnice, izračun odloženih davkov ali izračun po stroškovnih mestih.

6.3 Za srednja in velika podjetja z več kot 60 zaposlenimi se cena določi individualno glede na število zaposlenih, obseg obračuna, zahtevnost podatkov ter izbrane dodatne izračune. Naročniku se v takem primeru pripravi individualna ponudba.

6.4 Za organizacije z višjimi zahtevami glede varovanja podatkov je na voljo tudi lokalna namestitev programa v strežniškem okolju oziroma na namenski napravi naročnika. Cena lokalne namestitve znaša 1.790 EUR enkratno, letno vzdrževanje pa 350 EUR.

Enkratni znesek lokalne namestitve vključuje pomoč pri namestitvi, navodila in pomoč pri uporabi programa ter svetovanje pri izdelavi poročila.

6.5 Javno objavljene cene so informativne in predstavljajo okvir oziroma izhodišče za določitev cene storitve. Zavezujoča je individualna ponudba oziroma predračun, ki določa vsebino naročene storitve, ceno brez DDV, DDV, skupno ceno, morebitne dodatne stroške in rok veljavnosti.

6.6 Sprememba podatkov, obsega storitve ali izbranih dodatnih izračunov lahko povzroči spremembo končne cene. Za nestandardna oziroma zahtevnejša naročila lahko izvajalec pripravi posebno ponudbo.

6.7 Ob očitni tehnični ali računski napaki izvajalec ni dolžan izvesti storitve po napačno prikazani ceni. Naročnika mora o napaki obvestiti ter mu omogočiti sprejem popravljene ponudbe ali odstop brez stroškov.

7.1 Naročnik izbere paket, pregleda vsebino in ceno ter prejme predračun. Po plačilu izvajalec evidentira plačilo, aktivira paket in omogoči gumb »Naroči obračun«. Naročnik nato pripravi in potrdi podatke ter naroči konkretni obračun.

7.2 Pogodbeno razmerje nastane, ko izvajalec potrdi plačilo in aktivacijo, razen če individualna ponudba določa drugače. Stranki se lahko pisno dogovorita tudi za aktivacijo pred plačilom in poseben plačilni rok.

7.3 Samodejno ustvarjen predračun ne pomeni sprejema očitno napačnega, tehnično nepravilnega ali zlorabljenega naročila. S klikom na »Naroči obračun« naročnik potrdi, da so podatki pregledani, pravilni, popolni in pripravljeni za obračun.

Osnovni način plačila je predplačilo po predračunu. Pred potrditvijo morajo biti jasno prikazani cena brez DDV, DDV in skupna cena. Pri dogovorjeni takojšnji aktivaciji se rok poznejšega plačila določi v ponudbi, potrditvi, pogodbi ali računu.

Naročnik odgovarja za zakonitost pridobitve in posredovanja podatkov zaposlenih, ustrezno pravno podlago in potrebno obveščanje zaposlenih.

Zagotoviti mora točne, popolne in ažurne podatke, pravilne podjetniške predpostavke in pravice zaposlenih, pregledati opozorila sistema ter podatke pred naročilom dokončno potrditi.

Rezultate mora uporabljati ob upoštevanju svojih okoliščin, veljavnih računovodskih standardov in drugih pravil. Na poziv izvajalca mora podatke pravočasno pojasniti ali dopolniti.

Sistem ne more zaznati vsake vsebinske napake. Izvajalec ne odgovarja za napačen rezultat v delu, ki je posledica napačnih, nepopolnih ali zavajajočih podatkov oziroma predpostavk naročnika.

Izvajalec storitev opravi s profesionalno skrbnostjo ter je odgovoren za dogovorjeno metodologijo, uporabo relevantnih pravil in standardov, strokovni pregled v naročenem obsegu, pripravo izračunov in poročil, zaupnost, ustrezne varnostne ukrepe ter odpravo svojih napak.

Ob bistveni nejasnosti ali pomanjkljivosti naročnika pozove k dopolnitvi.

Izvajalec ne daje absolutnega jamstva, da je mogoče preprečiti vsako napako ali varnostni dogodek, mora pa ob zaznani napaki ukrepati skrbno in brez nepotrebnega odlašanja.

11.1 Običajni rok je dva do tri delovne dni od oddaje naročila in potrditve popolnih ter pravilnih podatkov. Čas usklajevanja, popravljanja in dopolnjevanja podatkov se v rok ne všteva.

11.2 Pri zahtevnejšem obračunu se rok lahko podaljša za do dva delovna dneva. Daljše podaljšanje se uskladi z naročnikom. Rok se lahko razumno podaljša tudi zaradi višje sile, večjega varnostnega dogodka ali izpada zunanje storitve.

11.3 Rok med čakanjem na naročnikov odgovor, dopolnitev ali potrditev ne teče. O pomembnejšem podaljšanju izvajalec naročnika pravočasno obvesti.

12.1 Prvi ponovni obračun je na željo naročnika brezplačen, tudi kadar naročnik naknadno ugotovi, da je posredoval napačne podatke ali predpostavke.

12.2 Za ponovni obračun se šteje obračun zaradi spremenjenih, dopolnjenih ali napačnih podatkov, spremenjenih predpostavk, dodatne analize ali razširitve obsega.

12.3 Drugi ponovni obračun, torej skupno tretji obračun, se zaračuna v višini 50 % cene osnovnega obračuna.

Osnovna pomoč pri uporabi sistema in kratka pojasnila poročila so vključena v izbrani paket.

Obsežnejše računovodsko, aktuarsko, davčno ali pravno svetovanje, dodatne analize in prilagojeni izračuni se zaračunajo po predhodni ponudbi ali ceniku.

Izračuni temeljijo na podatkih naročnika, podjetniških in aktuarskih predpostavkah, statističnih ocenah, veljavnih standardih in ocenah prihodnjih dogodkov.

Rezultati so strokovne ocene in ne jamstvo prihodnjih dogodkov. Poročilo ne nadomešča individualnega pravnega, davčnega ali revizijskega mnenja in izvajalec ne jamči, da bo tretji subjekt v vseh okoliščinah sprejel posamezno obravnavo.

Nejavni podatki naročnika, podatki zaposlenih, izračuni, poročila in poslovne informacije so zaupni.

Dostop imajo le pooblaščene osebe ter potrebni podizvajalci in obdelovalci, zavezani k zaupnosti. Obveznost velja tudi po prenehanju pogodbe.

Razkritje je dovoljeno, kadar ga zahteva zakon, pristojni organ ali varovanje pravnega zahtevka.

Podatkov ni dovoljeno uporabljati za druge, z naročeno storitvijo nezdružljive namene. Kadar je to zakonsko dovoljeno, izvajalec naročnika pred zahtevanim razkritjem obvesti.

16.1 IVH d.o.o. je praviloma upravljavec podatkov uporabniškega računa, kontaktov, obračunavanja, podpore in varnosti. Pri podatkih zaposlenih je naročnik praviloma upravljavec, IVH d.o.o. pa pogodbeni obdelovalec. Podrobnosti ureja priloga po 28. členu GDPR.

16.2 Imena zaposlenih praviloma niso potrebna; uporabi se lahko interna ali psevdonimizirana oznaka. Za določitev starosti in pričakovane upokojitve je lahko potreben datum rojstva. Naročnik ne sme vnašati nepotrebnih podatkov ali posebnih vrst osebnih podatkov. Psevdonimizirani podatki so še vedno lahko osebni podatki.

Če naročnik uporablja povezovalno tabelo med oznakami in identiteto zaposlenih, jo mora hraniti ločeno in pod svojim nadzorom.

16.3 Zahtevani podatki, njihova struktura in oblika so navedeni v vzorčni uvozni tabeli. Podprte oblike so lahko DBF, XML, XLSX in DB.

Sistem gostuje na ločenem VPS-strežniku pri ponudniku Domenca oziroma WEBTASY, spletne storitve, d.o.o.

Seznam podobdelovalcev je dostopen na www.rezervacije.info. Podatki se izven Evropskega gospodarskega prostora ne prenašajo brez ustrezne pravne podlage in varovalk.

Izvajalec mora podobdelovalce zavezati k primerljivi ravni zaupnosti, varnosti in varstva osebnih podatkov ter o pomembni spremembi seznama naročnika ustrezno obvestiti.

Naročnik med možnostmi v sistemu izbere obdobje hrambe podatkov in poročil. Po poteku obdobja ali na veljavno zahtevo se podatki izbrišejo oziroma anonimizirajo, razen če zakon ali pravni zahtevek zahteva daljšo hrambo.

Brisanje varnostnih kopij se izvede po postopku, ki ga sproži naročnik. Obvezna hramba računov, pogodb, revizijskih sledi in poslovne dokumentacije ostane nespremenjena.

Naročnik mora pred izbrisom prevzeti poročila in druge rezultate, ki jih želi hraniti. Izbris uporabniških podatkov ne vpliva na podatke, ki jih mora izvajalec hraniti zaradi zakonskih obveznosti.

19.1 Sistem lahko vključuje AI-asistenta, ki uporablja storitve OpenAI prek programskega vmesnika OpenAI API. Uporabnik mora biti obveščen, kadar odgovor ustvari umetna inteligenca.

AI-asistent lahko za pripravo odgovora dostopa do poročila, podatkov konkretnega računa ter strokovnih in pravnih virov, ki so potrebni za odgovor na vprašanje uporabnika. Dostop mora biti omejen na podatke, do katerih ima posamezni uporabnik oziroma naročnik ustrezno pravico dostopa.

19.2 AI-odgovori lahko vsebujejo napake, netočnosti ali nepopolne informacije in niso samostojno pravno, davčno, revizijsko ali aktuarsko mnenje. Pomembne odločitve je treba preveriti pri ustrezni strokovni osebi.

Če uporabnik potrebuje pomoč človeka ali dodatno pojasnilo, se lahko obrne na podporo izvajalca po elektronski pošti: podpora@rezervacije.info .

19.3 Za delovanje AI-asistenta se uporablja OpenAI API, ki ga zagotavlja OpenAI. Podatki, poslani prek OpenAI API, se po privzetih nastavitvah ponudnika ne uporabljajo za učenje oziroma izboljševanje njegovih modelov, razen če izvajalec takšno uporabo podatkov izrecno omogoči.

OpenAI lahko podatke obdeluje sam in prek svojih podobdelovalcev. Če pri zagotavljanju storitve pride do prenosa osebnih podatkov izven Evropskega gospodarskega prostora, se takšen prenos izvede na podlagi ustreznih pravnih mehanizmov in zaščitnih ukrepov.

OpenAI se, kadar pri zagotavljanju AI-storitve obdelujejo osebni podatki v imenu izvajalca, ustrezno vključi med podobdelovalce izvajalca in navede v dokumentaciji s področja varstva osebnih podatkov.

Obseg in obdobje hrambe podatkov pri ponudniku AI-storitve sta odvisna od uporabljene storitve in nastavitev OpenAI API. Izvajalec omejuje podatke, posredovane AI-storitvi, na podatke, ki so potrebni za izvedbo posamezne zahteve uporabnika.

Izvajalec uporablja tveganju primerne tehnične in organizacijske ukrepe. O kršitvi varnosti osebnih podatkov naročnika brez nepotrebnega odlašanja obvesti in mu zagotovi razpoložljive informacije.

Naročnik mora varovati prijavne podatke, upravljati pooblastila in prijaviti zaznan incident.

Ukrepi vključujejo omejevanje dostopov, ločevanje uporabniških računov, varen prenos podatkov, varnostno kopiranje in postopke odzivanja, če so ti ukrepi dejansko uvedeni in opisani v prilogi o obdelavi podatkov.

Programska oprema, kalkulator, metodologija, obrazci, predloge in zasnova sistema ostanejo last izvajalca oziroma njihovih imetnikov.

Naročnik lahko plačano poročilo uporablja za svoje poslovanje ter ga posreduje revizorjem, računovodjem, svetovalcem, bankam in pristojnim organom.

Sistema ne sme preprodajati ali omogočati nepooblaščenega dostopa. Naročnik ohrani pravice na svojih podatkih.

22.1 Izvajalec odgovarja za dokazano neposredno škodo, povzročeno s kršitvijo pogodbe ali opustitvijo profesionalne skrbnosti.

Ne odgovarja za škodo, ki izvira iz napačnih podatkov ali predpostavk naročnika, njegove zamude, nepravilne uporabe poročila, poznejše spremembe pravil, odločitev tretjih oseb, nepredvidljivega izpada zunanje storitve ali ravnanja naročnika.

22.2 Odgovornost za posredno škodo in izgubljeni dobiček je izključena le v zakonsko dopustnem in razumnem obsegu. Odgovornost za naklep, hudo malomarnost ali drugo neomejljivo odgovornost ni izključena.

22.3 Naročnik napako brez nepotrebnega odlašanja prijavi na info@rezervacije.info ter navede naročilo, opis in dokazila. Izvajalec dokazano lastno napako odpravi brezplačno. Reklamacija ne zadrži nespornega dela plačila.

23.1 Izvajalec lahko sistem začasno omeji zaradi vzdrževanja, varnosti, kršitve pogojev, zapadlih obveznosti ali višje sile. Prizadeva si, da je prekinitev čim krajša, in naročnika obvesti, kadar je to mogoče.

23.2 Naročilo preneha z izpolnitvijo. Pred prenehanjem mora naročnik prevzeti rezultate, ki jih želi hraniti. Če izvajalec iz razloga na svoji strani ne more opraviti plačane storitve, vrne plačilo za neopravljeni del.

Delno opravljena storitev se obravnava sorazmerno, če je njen rezultat za naročnika uporaben. Določbe o plačilu, zaupnosti, osebnih podatkih, pravicah na poročilih, odgovornosti in sporih ostanejo v veljavi, kolikor je to potrebno.

23.3 Stranki lahko komunicirata po e-pošti ali prek sistema. Izvajalec hrani dokaz o sprejeti različici pogojev, potrditvi in vsebini naročila v obsegu, potrebnem za izvedbo, varnost in pravne zahtevke.

23.4 Za posamezno naročilo velja različica pogojev, sprejeta ob sklenitvi pogodbe. O bistvenih spremembah se uporabnike obvesti vnaprej; spremembe praviloma ne učinkujejo za nazaj.

Izvajalec zagotavlja dostop do aktualne različice pogojev in hrani dokaz o različici, ki jo je naročnik sprejel.

23.5 Uporablja se pravo Republike Slovenije. Stranki si prizadevata spor rešiti sporazumno, sicer je pristojno stvarno pristojno sodišče na Ptuju, če je tak dogovor dopusten. Neveljavnost posamezne določbe ne vpliva na veljavnost preostalih določb.