Politika varstva osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov v okviru spletnega mesta Rezervacije.info je:

IVH d.o.o.
Kraigherjeva ulica 17
2250 Ptuj
Slovenija

Matična številka: 2196638000
Davčna številka: SI35838108
Telefon: 040 555 775
Splošni e-mail: info@rezervacije.info
E-mail za vprašanja s področja varstva osebnih podatkov: podpora@rezervacije.info

IVH d.o.o. nima imenovane pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov (DPO). Posamezniki lahko vsa vprašanja in zahteve s področja zasebnosti naslovijo neposredno na zgoraj navedeni kontakt.

IVH d.o.o. je upravljavec osebnih podatkov, kadar sam določa namene in sredstva obdelave, zlasti pri:

• povpraševanjih in poslovni komunikaciji,
• registraciji in upravljanju uporabniških računov,
• vodenju podatkov naročnikov in kontaktnih oseb,
• obračunavanju in poslovni dokumentaciji,
• zagotavljanju podpore,
• varnosti in delovanju sistema,
• newsletterju in drugih oblikah trženja, kadar so izpolnjeni zakonski pogoji.

Kadar poslovni naročnik v sistem naloži osebne podatke svojih zaposlenih zaradi izdelave aktuarskega obračuna, je naročnik praviloma upravljavec teh podatkov, IVH d.o.o. pa podatke obdeluje za naročnika in po njegovih navodilih kot pogodbeni obdelovalec.

Naročnik je odgovoren za obstoj ustrezne pravne podlage za posredovanje in obdelavo podatkov svojih zaposlenih ter za potrebno obveščanje zaposlenih.

Podjetja se v sistem Rezervacije.info praviloma ne registrirajo samostojno. Uporabniški račun na podlagi povpraševanja oziroma dogovora ustvari IVH d.o.o.

Za identifikacijo podjetja se lahko zahteva zlasti davčna številka. Na njeni podlagi lahko IVH d.o.o. podatke podjetja dopolni iz javno dostopnih oziroma poslovnih evidenc.

Pri uporabniškem računu lahko obdelujemo zlasti:

• ime oziroma naziv podjetja,
• davčno in matično številko,
• poslovni naslov,
• kontaktne podatke,
• ime in priimek kontaktne oziroma pooblaščene osebe, kadar je potrebno,
• e-mail naslov in telefonsko številko,
• podatke o naročenih storitvah in obračunih,
• podatke, potrebne za poslovno komunikacijo in podporo.

Sistem trenutno ni namenjen sistematičnemu beleženju IP-naslovov ali zgodovine prijav za poslovne namene. Posamezni tehnični podatki pa se lahko začasno evidentirajo na ravni strežniških dnevnikov zaradi varnosti in tehničnega delovanja infrastrukture.

Za vzpostavitev poslovnega razmerja, pripravo ponudbe, registracijo podjetja, izvedbo storitve in poslovno komunikacijo lahko obdelujemo poslovne podatke naročnika.

Podatki se lahko pridobijo neposredno od naročnika ali iz javnih oziroma poslovnih evidenc, na primer na podlagi davčne številke podjetja.

Obdelujejo se samo podatki, ki so potrebni za identifikacijo naročnika, izvedbo storitve, komunikacijo, podporo, obračunavanje in izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

Naročnik lahko za izdelavo aktuarskega obračuna v sistem naloži podatke zaposlenih. Glede na izbrani obračun lahko ti vključujejo:

• ime in priimek – neobvezno,
• interno oziroma matično oznako zaposlenega – neobvezno,
• EMŠO – neobvezno,
• spol,
• datum rojstva,
• bruto plačo oziroma relevantno plačno osnovo,
• skupno delovno dobo,
• delovno dobo pri trenutnem delodajalcu,
• datum zaposlitve,
• podatek o splošni ali individualni pogodbi,
• morebitni znesek po individualni pogodbi,
• stroškovno mesto,
• podatek o pripojitvi oziroma statusu zaposlenega, kadar je relevanten za izračun.

Naročnik naj v sistem ne vnaša podatkov, ki za izvedbo naročene storitve niso potrebni.

Osebne podatke obdelujemo zlasti za:

• odgovarjanje na povpraševanja,
• pripravo ponudb in predračunov,
• vzpostavitev in upravljanje uporabniških računov,
• izvedbo aktuarskih obračunov rezervacij,
• izdelavo in hrambo aktuarskih poročil,
• strokovni pregled rezultatov,
• zagotavljanje uporabniške podpore,
• izpolnjevanje pogodbenih in zakonskih obveznosti,
• zagotavljanje informacijske varnosti,
• izboljševanje uporabniške izkušnje in delovanja spletnega mesta,
• pošiljanje novic in drugih tržnih sporočil, kadar za to obstaja ustrezna pravna podlaga.

Osebne podatke obdelujemo na eni ali več ustreznih pravnih podlagah, odvisno od konkretnega namena obdelave.

Te so lahko zlasti:

• izvajanje pogodbe oziroma izvajanje ukrepov pred sklenitvijo pogodbe,
• izpolnjevanje zakonske obveznosti,
• privolitev posameznika, kadar je zahtevana,
• zakoniti interes IVH d.o.o. ali drugega upravljavca, kadar so za njegovo uporabo izpolnjeni pogoji,
• navodila naročnika, kadar IVH d.o.o. nastopa kot pogodbeni obdelovalec.

Če obdelava temelji na privolitvi, lahko posameznik privolitev kadarkoli prekliče. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave, opravljene pred preklicem.

Pri obrazcu za povpraševanje lahko zbiramo:

• davčno številko podjetja,
• število zaposlenih,
• e-mail naslov,
• telefonsko številko.

Pri obrazcu za pridobitev vzorčnega poročila praviloma zbiramo e-mail naslov.

Podatke uporabljamo za obravnavo zahtevka, odgovor na povpraševanje, pripravo ponudbe oziroma pošiljanje zahtevanega vzorčnega gradiva.

Na podlagi podatkov naročnika sistem izdela aktuarski obračun in končno poročilo. Poročilo je naročniku dostopno prek uporabniškega računa oziroma na drug dogovorjen način.

Do poročila imajo lahko zaradi izvedbe storitve in strokovnega pregleda dostop tudi ustrezno pooblaščene osebe IVH d.o.o. in zunanji aktuar.

Poročila in podatki, potrebni za izvedbo obračuna, se praviloma hranijo do pet let od zadnjega obračuna oziroma zaključka poslovnega razmerja, razen če je zaradi zakonske obveznosti, pravnega zahtevka ali druge zakonite podlage potrebna drugačna hramba.

Za strokovni pregled aktuarskih izračunov in poročil lahko sodelujemo z zunanjim strokovnim sodelavcem oziroma aktuarjem.

Aktuar lahko dostopa do podatkov, potrebnih za izvedbo in preverjanje obračuna, vključno s podatki zaposlenih in končnimi rezultati, kadar je takšen dostop potreben za izvedbo naročene storitve.

Zunanji sodelavec je zavezan k zaupnosti in ustreznemu varovanju podatkov ter jih ne sme uporabljati za lastne, z izvedbo storitve nepovezane namene.

Sistem Rezervacije.info lahko vključuje AI-asistenta, ki uporablja storitve OpenAI prek programskega vmesnika OpenAI API.

AI-asistent lahko za odgovor na vprašanje uporabnika obdeluje izdelano aktuarsko poročilo oziroma ustrezne dele poročila.

Uporabniku priporočamo, da v vprašanja AI-asistentu ne vpisuje imen zaposlenih, EMŠO, kontaktnih podatkov ali drugih osebnih podatkov, ki za odgovor niso potrebni.

Podatki, poslani prek poslovnih storitev OpenAI API, se po privzetih nastavitvah ponudnika ne uporabljajo za učenje oziroma izboljševanje javnih modelov, razen če se uporabnik storitve izrecno odloči za drugačno uporabo.

Obdobje hrambe in lokacija obdelave pri OpenAI sta lahko odvisna od uporabljene storitve, konfiguracije in nastavitev API-ja. IVH d.o.o. si prizadeva omejiti količino podatkov, posredovanih AI-storitvi, na obseg, potreben za izvedbo zahteve.

Odgovori AI-asistenta so informativni in lahko vsebujejo napake. Ne predstavljajo samostojnega pravnega, davčnega, revizijskega ali aktuarskega mnenja.

Za pomoč človeka lahko uporabnik piše na podpora@rezervacije.info .

Sistem Rezervacije.info se izvaja na infrastrukturi IVH d.o.o., ki gostuje pri ponudniku Domenca oziroma njegovem ponudniku strežniške infrastrukture.

Ponudnik gostovanja lahko v okviru zagotavljanja infrastrukture, varnostnega kopiranja, tehnične podpore in varnosti dostopa do podatkov le v obsegu, potrebnem za zagotavljanje storitve.

Spletno mesto uporablja oziroma lahko uporablja storitev Google Analytics za merjenje obiska in razumevanje uporabe spletnega mesta.

Pri tem se lahko obdelujejo tehnični podatki o napravi, brskalniku, uporabi spletnega mesta ter drugi podatki, ki jih ustvari obisk spletne strani.

Za zaščito obrazcev pred avtomatizirano zlorabo in neželenimi oddajami uporabljamo oziroma lahko uporabljamo tudi Google reCAPTCHA.

Kadar uporaba teh tehnologij zahteva predhodno privolitev, se nenujne storitve oziroma piškotki aktivirajo skladno z uporabnikovo izbiro v nastavitvah piškotkov.

Posameznik se lahko prostovoljno prijavi na e-poštne novice Rezervacije.info. Pri takšni prijavi praviloma obdelujemo e-mail naslov in morebitne druge podatke, ki jih posameznik prostovoljno posreduje.

Od prejemanja novic se je mogoče kadarkoli odjaviti prek povezave za odjavo v sporočilu oziroma z zahtevo na podpora@rezervacije.info.

IVH d.o.o. lahko izvaja tudi poslovno B2B komunikacijo in neposredno trženje storitev Rezervacije.info, vendar le v primerih in na način, ki ga dovoljujejo veljavni predpisi.

Če je naslovnik upravičen ugovarjati neposrednemu trženju oziroma zahtevati prenehanje prejemanja takšnih sporočil, lahko to stori kadarkoli. Po prejemu ugovora se njegov kontakt za ta namen ne uporablja več.

Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namen, za katerega se obdelujejo, oziroma toliko časa, kolikor zahtevajo veljavni predpisi, pogodbeno razmerje ali obramba pravnih zahtevkov.

Podatki se lahko izjemoma hranijo dlje, kadar je to potrebno zaradi zakonske obveznosti, reševanja spora, uveljavljanja ali obrambe pravnega zahtevka.

Naročnik lahko zahteva predčasni izbris podatkov zaposlenih in poročil, kadar za nadaljnjo hrambo ne obstaja druga pravna ali pogodbena podlaga.

IVH d.o.o. uporablja tehnične in organizacijske ukrepe, prilagojene vrsti podatkov, obsegu obdelave in zaznanim tveganjem.

Ukrepi lahko vključujejo zlasti:

• omejitev dostopa na pooblaščene osebe,
• uporabo uporabniških računov in nadzora dostopov,
• varen prenos podatkov,
• ločevanje uporabniških okolij,
• varnostno kopiranje,
• redno vzdrževanje in varnostne posodobitve,
• ukrepe za zaznavanje in obravnavo varnostnih incidentov.

Kljub uporabi ustreznih ukrepov popolne varnosti informacijskega sistema ni mogoče zagotoviti.

Osebni podatki niso posredovani tretjim osebam za njihove nepovezane lastne namene, razen kadar za to obstaja ustrezna pravna podlaga.

Pri zagotavljanju storitve lahko podatke obdelujejo zlasti:

• pooblaščene osebe IVH d.o.o.,
• zunanji aktuar oziroma strokovni sodelavec,
• ponudnik strežniške oziroma gostovalne infrastrukture Domenca,
• OpenAI pri uporabi AI-asistenta,
• Google pri uporabi Analytics oziroma reCAPTCHA,
• drugi ponudniki, če jih je potrebno vključiti v izvedbo konkretne storitve.

Kadar ponudnik nastopa kot pogodbeni obdelovalec ali podobdelovalec, mora podatke obdelovati samo v dogovorjenem obsegu in ob ustreznih pogodbenih varovalkah.

Primarna infrastruktura sistema Rezervacije.info je gostovana pri ponudniku Domenca.

Pri uporabi nekaterih zunanjih storitev, zlasti OpenAI in Googlovih storitev, lahko glede na izbrano storitev, konfiguracijo, ponudnika in njegove podobdelovalce pride do obdelave oziroma prenosa podatkov tudi izven Evropskega gospodarskega prostora.

Kadar pride do takšnega prenosa osebnih podatkov, se uporabijo ustrezni pravni mehanizmi in zaščitni ukrepi, ki jih zahtevajo veljavni predpisi o varstvu osebnih podatkov.

Posameznik ima pod pogoji, določenimi z veljavnimi predpisi, zlasti naslednje pravice:

• pravico do informacije o obdelavi osebnih podatkov,
• pravico dostopa do svojih osebnih podatkov,
• pravico do popravka netočnih ali nepopolnih podatkov,
• pravico do izbrisa, kadar so za to izpolnjeni pogoji,
• pravico do omejitve obdelave,
• pravico do prenosljivosti podatkov, kadar je uporabna,
• pravico do ugovora obdelavi, kadar obdelava temelji na zakonitem interesu,
• pravico kadarkoli ugovarjati neposrednemu trženju,
• pravico do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi,
• pravice v zvezi z odločitvami, ki temeljijo izključno na avtomatizirani obdelavi, kadar so izpolnjeni zakonski pogoji.

Zahtevo lahko posameznik pošlje na: podpora@rezervacije.info .

Zaradi preprečevanja nepooblaščenega dostopa do podatkov lahko pred izvedbo zahteve zahtevamo razumno preverjanje identitete vlagatelja.

Uveljavljanje pravic je praviloma brezplačno. Pri očitno neutemeljenih ali pretiranih zahtevah se lahko uporabi ureditev, ki jo dovoljuje veljavna zakonodaja.

Če posameznik meni, da se njegovi osebni podatki obdelujejo v nasprotju s predpisi, ima pravico vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije.

Spletna stran uporablja nujne piškotke, ki so potrebni za pravilno delovanje spletnega mesta oziroma sistema.

Uporabljajo se lahko tudi analitični in drugi nenujni piškotki, povezani z Google Analytics, Google reCAPTCHA ali drugimi funkcionalnostmi.

Kadar je za uporabo določenega piškotka ali podobne tehnologije potrebna privolitev, lahko obiskovalec svojo izbiro poda prek ustreznega obvestila oziroma nastavitev piškotkov.

Svojo izbiro lahko uporabnik naknadno spremeni, prav tako pa lahko piškotke izbriše v nastavitvah svojega brskalnika.

Politiko varstva osebnih podatkov lahko občasno posodobimo zaradi sprememb sistema, ponudnikov storitev, načina obdelave osebnih podatkov ali veljavnih predpisov.

Aktualna različica je objavljena na spletnem mestu Rezervacije.info.

Pri pomembnih spremembah, ki bistveno vplivajo na način obdelave osebnih podatkov, lahko registrirane uporabnike o spremembi dodatno obvestimo.

Za vprašanja o obdelavi osebnih podatkov, uveljavljanje pravic ali prijavo težave s področja zasebnosti se lahko obrnete na:

IVH d.o.o.
Kraigherjeva ulica 17
2250 Ptuj

E-mail: podpora@rezervacije.info

Telefon: 040 555 775