Kakovost aktuarskega izračuna rezervacij za odpravnine ob upokojitvi in jubilejne nagrade je neposredno odvisna od kakovosti podatkov, na katerih temelji. Še tako natančna metodologija ne more popraviti manjkajočega datuma zaposlitve ali napačno vnesene delovne dobe. Zato je priprava podatkov v resnici najpomembnejši korak celotnega procesa – in hkrati tisti, ki ga podjetja najpogosteje podcenijo.
Nepopolni ali neusklajeni podatki ne pomenijo le več dela za aktuarja. V praksi povzročijo dodatna preverjanja, izmenjavo elektronskih sporočil, zamude pri izdelavi poročila in – kar je najpomembneje – manj zanesljive rezultate. Namen tega članka je, da natančno veste, katere podatke morate pripraviti, preden se lotite izračuna, in kako lahko že sami preverite njihovo kakovost.
Osnovni podatki o zaposlenih
Za vsakega zaposlenega, ki ga izračun zajema, aktuar potrebuje naslednje osnovne podatke:
- identifikacijska oznaka zaposlenega namesto imena in priimka, kadar je to mogoče,
- datum rojstva – ključen za oceno preostalega časa do upokojitve in za uporabo faktorja doživetja,
- spol, kadar je relevanten za uporabljene aktuarske predpostavke,
- datum zaposlitve pri sedanjem delodajalcu,
- skupna in priznana delovna doba, kadar je relevantna za pravico do izplačila,
- predvideni datum oziroma pogoji upokojitve, če se razlikujejo od splošnih zakonskih pogojev,
- status zaposlitve in morebitne posebnosti, ki vplivajo na pravico do odpravnine ali jubilejne nagrade.
Podatki o plačah in osnovah za izplačilo
Ker je višina odpravnine ali jubilejne nagrade praviloma vezana na plačo, potrebuje aktuar tudi:
- trenutno bruto plačo zaposlenega oziroma drugo ustrezno osnovo,
- povprečno plačo za določeno obdobje, kadar jo določajo interni akti ali kolektivna pogodba,
- pričakovano rast plač,
- informacijo, ali obstaja razlika med pričakovano rastjo plač v podjetju in splošno rastjo plač v gospodarstvu.
Zgolj podatek o trenutni plači ni dovolj. Izplačilo se bo zgodilo šele čez več let, do takrat pa se bo plača zaposlenega po vsej verjetnosti spremenila. Zato je pričakovana rast plač ena od predpostavk, ki jo je treba dogovoriti in dokumentirati.
Podatki za odpravnine ob upokojitvi
Za pravilen izračun odpravnine ob upokojitvi je treba jasno opredeliti:
- ali ima zaposleni pravico do odpravnine ob upokojitvi in na kateri podlagi,
- način določanja višine odpravnine,
- morebitno individualno pogodbo, ki od splošnih pravil odstopa,
- veljavno kolektivno pogodbo, ki ureja pravico do odpravnine,
- interne akte podjetja, ki lahko pravico dodatno urejajo ali razširijo,
- posebnosti posameznih skupin zaposlenih.
Podatki za jubilejne nagrade
Za jubilejne nagrade so poleg osnovnih kadrovskih podatkov pomembni še:
- priznana delovna doba, ki šteje za jubilej,
- pretekla izplačila jubilejnih nagrad,
- naslednji jubilej, ki zaposlenemu sledi,
- višina nagrade za posamezen jubilej,
- pravila, po katerih se pravica do nagrade priznava.
Pogosto spregledan primer: zaposleni lahko prej izpolni pogoje za upokojitev, kot doseže naslednji jubilej. V takem primeru je treba jasno opredeliti, katero pravico bo zaposleni dejansko uveljavil, saj to vpliva na pravilno oceno prihodnjega izplačila.
Skupne aktuarske in ekonomske predpostavke
Poleg podatkov o posameznih zaposlenih izračun potrebuje tudi skupne predpostavke, ki veljajo za celotno populacijo:
- diskontna stopnja,
- pričakovana rast plač,
- fluktuacija zaposlenih po starostnih ali drugih skupinah,
- smrtnost oziroma faktor doživetja,
- predvideni čas do izplačila.
Te predpostavke praviloma predlaga in strokovno utemelji aktuar, dokončno pa jih potrdi vodstvo podjetja oziroma odgovorna oseba, saj gre za oceno prihodnosti, ki mora biti realna in dokumentirana.
Najpogostejše napake v podatkih
- manjkajoči datumi rojstva ali zaposlitve,
- zamenjava delovne dobe pri delodajalcu s skupno delovno dobo,
- napačna ali zastarela kolektivna pogodba,
- podvojeni zaposleni v evidenci,
- neupoštevani odhodi zaposlenih med letom,
- napačne ali zastarele plačne osnove,
- neskladje med kadrovsko in računovodsko evidenco števila zaposlenih.
Kako preveriti podatke pred oddajo?
Preden podatke posredujete aktuarju, je smiselno opraviti nekaj hitrih kontrol:
- primerjajte število zaposlenih v izvozu s številom v računovodski evidenci,
- preverite, ali obstajajo ekstremne vrednosti,
- preverite manjkajoča polja, zlasti pri datumih rojstva in zaposlitve,
- preverite, ali so zaposleni, ki so med letom odšli, ustrezno izločeni ali označeni,
- preverite, ali plačna osnova odraža zadnje stanje.
Varno posredovanje osebnih podatkov
Podatki o zaposlenih so osebni podatki, zato je smiselno njihovo posredovanje že vnaprej organizirati varno. Kjer je mogoče, je priporočljivo namesto imen in priimkov uporabiti interne identifikacijske oznake zaposlenih – aktuar za izračun imen praviloma sploh ne potrebuje.
Poleg tega je smiselno omejiti dostop do podatkov na osebe, ki podatke dejansko pripravljajo, uporabiti varen način prenosa datotek in z izvajalcem izračuna urediti ustrezen dogovor o obdelavi podatkov. Konkretna oblika teh ukrepov je odvisna od notranje organizacije podjetja in dogovora z izvajalcem.
Dodatek: pregled podatkov po virih
Spodnja tabela povzema, od kod v podjetju izvirajo posamezni podatki in na kaj biti pozoren.
| Podatek | Zakaj ga potrebujemo | Vir v podjetju | Najpogostejša napaka |
|---|---|---|---|
| Datum rojstva | Ocena časa do upokojitve, faktor doživetja | Kadrovska evidenca | Manjkajoč ali napačno vnesen datum |
| Datum zaposlitve | Izračun delovne dobe pri delodajalcu | Kadrovska evidenca / pogodba o zaposlitvi | Zamenjava z datumom skupne delovne dobe |
| Bruto plača | Osnova za izračun odpravnine / nagrade | Obračun plač | Zastarel ali nereprezentativni podatek |
| Delovna doba (skupna / priznana) | Določitev pravice do jubilejne nagrade | Kadrovska evidenca / potrdila o delovni dobi | Napačno štetje let pri drugih delodajalcih |
| Kolektivna pogodba / interni akt | Določitev višine in pogojev izplačila | Pravna / kadrovska služba | Uporaba zastarele različice |
| Status zaposlitve | Prilagoditev izračuna posebnostim | Kadrovska evidenca | Neupoštevan skrajšan delovni čas ali določen čas |
Zaključek
Dobra priprava podatkov je naložba, ki se hitro povrne: izračun je hitrejši, rezultati pa zanesljivejši in lažje razumljivi tako vodstvu kot revizorju. Če veste, kateri podatki so potrebni, in jih pripravite sistematično, boste postopek izračuna občutno poenostavili.
Če se pripravljate na prvi izračun ali obstoječega izvajalca menjujete, je najlažji naslednji korak, da pridobite predlogo za pripravo podatkov ali oddate povpraševanje – tako boste že vnaprej vedeli, kaj natančno je treba zbrati.
Pogosta vprašanja
Ali moramo aktuarju posredovati imena in priimke zaposlenih?
Ne nujno. Za izračun zadostujejo interne identifikacijske oznake – imena in priimki za sam izračun praviloma niso potrebni.
Kaj, če za nekatere zaposlene nimamo popolnih podatkov?
Manjkajoče podatke je treba pred izračunom dopolniti, saj lahko sicer pomembno vplivajo na rezultat. Aktuar vas bo na manjkajoča polja opozoril, vendar je hitreje, če jih preverite že vnaprej.
Kako pogosto je treba podatke posodobiti?
Podatke je treba osvežiti ob vsakem novem izračunu, saj se število zaposlenih, delovna doba in plače iz leta v leto spreminjajo.
Kdo določi predpostavke, kot je diskontna stopnja?
Predpostavke praviloma predlaga in strokovno utemelji aktuar, potrdi pa jih vodstvo podjetja oziroma odgovorna oseba v podjetju.
Ali je treba posredovati podatke o že upokojenih zaposlenih?
Praviloma ne, razen če imajo do podjetja še vedno kakšno odprto pravico, na primer neizplačano jubilejno nagrado. O takem primeru je smiselno vprašati izvajalca izračuna.
