Vprašanje, ali mora podjetje oblikovati rezervacije za odpravnine ob upokojitvi in jubilejne nagrade, se v praksi prepogosto pojavi šele tik pred zaključkom poslovnega leta ali sredi revizije, ko za mirno pripravo podatkov in analizo zmanjka časa. Takrat postane jasno, da to ni le računovodska formalnost, temveč odraz dejanske dolgoročne obveznosti, ki jo ima podjetje do zaposlenih na podlagi zakona, kolektivne pogodbe ali internih aktov.
Da bo podjetje nekoč izplačalo odpravnine in jubilejne nagrade, je v veliki večini primerov gotovo. Vprašanje je, ali ta prihodnja izplačila že danes pravilno izkazuje v svojih poslovnih knjigah. V nadaljevanju pojasnimo, kaj rezervacije za odpravnine in jubilejne nagrade sploh so, kdaj se pojavi obveznost njihovega oblikovanja in kako lahko podjetje samo presodi, ali ta obveznost velja tudi zanj.
Kaj so rezervacije za odpravnine in jubilejne nagrade?
Odpravnina ob upokojitvi je znesek, ki ga je delodajalec ob prenehanju delovnega razmerja zaradi upokojitve dolžan izplačati zaposlenemu, kadar so izpolnjeni zakonsko ali pogodbeno določeni pogoji. Jubilejna nagrada je nagrada za določeno število let delovne dobe pri delodajalcu (ali skupne delovne dobe, odvisno od ureditve), ki jo podjetje izplača ob dopolnitvi jubileja.
Ključno je razumeti razliko med prihodnjim izplačilom in sedanjo računovodsko obveznostjo. Denar se sicer izplača šele čez več let, vendar zaposleni pravico do izplačila pridobiva postopoma, z vsakim letom dela pri podjetju. Zato mora podjetje že danes v svojih izkazih prikazati del te prihodnje obveznosti, ki se nanaša na že opravljeno delo – to je namen rezervacije.
Ker gre za izplačilo, ki bo znano šele čez vrsto let in je odvisno od številnih negotovih dejavnikov (kdaj bo zaposleni dejansko odšel, kakšna bo takrat njegova plača, ali bo do takrat še zaposlen pri istem delodajalcu), preprost seštevek prihodnjih izplačil ne da realne slike sedanje obveznosti. Zato se rezervacije izračunajo z aktuarskim izračunom, ki prihodnja izplačila oceni na podlagi demografskih in ekonomskih predpostavk ter jih prevede v sedanjo vrednost.
Kdaj mora podjetje preveriti potrebo po oblikovanju rezervacij?
Potreba po izračunu se v praksi najpogosteje pojavi ob naslednjih priložnostih:
- Ob pripravi letnih računovodskih izkazov – če podjetje izplačuje odpravnine ob upokojitvi ali jubilejne nagrade, mora presoditi, ali je obveznost pomembna (materialna) in jo je treba izkazati.
- Ob vključitvi v revizijo – revizor bo od podjetja praviloma zahteval ustrezno utemeljitev višine rezervacij, pogosto v obliki aktuarskega poročila.
- Ob povečanju števila zaposlenih – z rastjo kolektiva raste tudi obseg prihodnje obveznosti.
- Ob spremembi kolektivne pogodbe ali internih pravil – spremenjeni pogoji izplačil neposredno vplivajo na višino obveznosti.
- Ob reorganizaciji, prevzemu ali prodaji podjetja – kupci in svetovalci pri skrbnem pregledu (due diligence) praviloma preverijo tudi to postavko.
- Kadar rezervacije več let niso bile ponovno izračunane – podatki in predpostavke z leti zastarijo, izračun pa ne odraža več dejanskega stanja.
Katera podjetja so najpogosteje izpostavljena?
V praksi se potreba po natančnem aktuarskem izračunu najbolj izrazito pokaže pri podjetjih, ki imajo eno ali več od naslednjih značilnosti:
- podjetja z večjim številom zaposlenih,
- podjetja s starejšo starostno strukturo zaposlenih,
- podjetja z dolgo povprečno delovno dobo zaposlenih,
- podjetja, ki izplačujejo jubilejne nagrade po kolektivni pogodbi ali internem aktu,
- podjetja, zavezana reviziji ali poročanju po mednarodnih standardih računovodskega poročanja.
Manjša podjetja pogosto zmotno mislijo, da jih ta obveznost ne zadeva. Tudi pri manjšem številu zaposlenih pa lahko obveznost predstavlja pomemben znesek, zlasti če imajo zaposleni dolgo delovno dobo – zato je smiselno vsaj enkrat preveriti, kakšen je obseg izpostavljenosti, tudi če je podjetje majhno.
Od česa je odvisna višina rezervacij?
Na višino izračunane rezervacije vpliva vrsta dejavnikov, ki jih aktuarski izračun upošteva skupaj, ne posamično:
- število in starost zaposlenih,
- delovna doba (pri delodajalcu in skupna, odvisno od pravice),
- višina plač in pričakovana rast plač,
- pogoji kolektivnih pogodb in internih aktov,
- fluktuacija zaposlenih (verjetnost, da zaposleni prej odide, kot dočaka izplačilo),
- verjetnost doživetja (faktor doživetja),
- diskontna stopnja, s katero se prihodnja izplačila prevedejo v sedanjo vrednost.
Že majhna sprememba ene same predpostavke, na primer diskontne stopnje, lahko na izračunano obveznost vpliva bolj, kot bi pričakovali glede na spremembo v kadrovski strukturi. Zato je pomembno, da so predpostavke strokovno utemeljene in dokumentirane.
Kaj se lahko zgodi, če rezervacije niso izračunane pravilno?
Nepravilno izračunane ali neoblikovane rezervacije niso zgolj teoretično tveganje. V praksi se najpogosteje pokažejo naslednje posledice:
- napačno prikazane obveznosti v bilanci stanja in izkazu poslovnega izida,
- nepričakovane pripombe revizorja tik pred rokom za oddajo izkazov,
- potreba po naknadnih popravkih računovodskih izkazov,
- slabše načrtovanje prihodnjih stroškov dela,
- otežena primerjava rezultatov med posameznimi leti.
Kako pogosto je treba izračun posodobiti?
Enotnega, univerzalnega roka, ki bi veljal za vsa podjetja, ni – pogostost posodabljanja je odvisna od uporabljenih računovodskih standardov, pomembnosti zneska za posamezno podjetje in tega, ali je podjetje zavezano reviziji. Splošno pravilo pa je, da je izračun smiselno redno preverjati, saj se vhodni podatki (število in struktura zaposlenih, plače) in predpostavke (diskontna stopnja, pričakovana rast plač) iz leta v leto spreminjajo.
Nov izračun je praviloma potreben tudi izven rednega letnega cikla, kadar pride do pomembnejše spremembe – na primer bistvene spremembe kolektivne pogodbe, večje reorganizacije ali opazne spremembe tržnih razmer, ki vplivajo na diskontno stopnjo.
Kratek kontrolni seznam
S spodnjimi vprašanji lahko hitro preverite, ali vaše podjetje potrebuje aktuarski izračun rezervacij:
Če ste na vsaj eno od zgornjih vprašanj odgovorili pritrdilno, je smiselno preveriti, ali obstoječa rezervacija – če ta sploh obstaja – še odraža dejansko stanje.
Rezervacije naj bodo del rednega letnega procesa.
Pravočasen in strokovno pripravljen aktuarski izračun rezervacij za odpravnine in jubilejne nagrade podjetju prihrani marsikatero neprijetno presenečenje – od pripomb revizorja do naknadnih popravkov izkazov. Enako pomembno je, da izračun ni enkraten dogodek, temveč del rednega letnega procesa priprave računovodskih izkazov.
Če niste prepričani, ali vaše podjetje potrebuje izračun, ali pa obstoječega že nekaj let niste posodobili, je najlažji naslednji korak informativni izračun oziroma povpraševanje pri izvajalcu s strokovnim znanjem s tega področja.
Pogosta vprašanja
Ali morajo rezervacije oblikovati vsa podjetja?
Obveznost je odvisna od tega, ali podjetje izplačuje odpravnine ob upokojitvi ali jubilejne nagrade in ali je znesek za podjetje pomemben (materialen) glede na uporabljene računovodske standarde. Podjetje samo, ob pomoči računovodje, presodi, ali obveznost zanj velja.
Ali so rezervacije potrebne tudi za manjše podjetje?
Lahko, čeprav manjša podjetja to obveznost pogosto spregledajo. Pri zaposlenih z dolgo delovno dobo lahko tudi pri manjšem številu zaposlenih obveznost predstavlja pomemben znesek, zato je smiselno vsaj enkrat preveriti izpostavljenost.
Kako pogosto je treba pripraviti aktuarski izračun?
Univerzalnega roka ni – najpogosteje se izračun pripravi ob letnem zaključku poslovnega leta, poleg tega pa tudi ob pomembnejših spremembah, kot so sprememba kolektivne pogodbe, večja reorganizacija ali bistvena sprememba tržnih razmer.
Ali so jubilejne nagrade vedno vključene v izračun?
Vključene so, kadar jih podjetje na podlagi zakona, kolektivne pogodbe ali internega akta dejansko izplačuje. Če podjetje jubilejnih nagrad ne izplačuje, ta postavka v izračunu ni potrebna.
Kaj potrebuje aktuar za pripravo izračuna?
V osnovi podatke o zaposlenih (starost, delovna doba, plača), veljavna pravila izplačevanja (zakon, kolektivna pogodba, interni akt) ter dogovor o uporabljenih ekonomskih predpostavkah, kot sta diskontna stopnja in pričakovana rast plač.
